Отредактировано 11.03.2023
Другие названия
Чек-лист - это список, по которому человек проверяет всё ли сделано чтобы не забыть или не пропустить что-то важно и не совершать ошибок. Грубо говоря чек-листы это списки важных дел с отметками "сделано" у каждого пункта.
Чек-листы применяются как в разных сферах деятельности, так и в домашних услвоиях.
Назначение чек-листов
Чек-листы применяются в качестве:
- Руководства к действию
Если для достижения какого-либо результата вам необходимо проделать определённую последовательность действий и ничего не забыть, может пригодиться пошаговый план действий, записанный на носителе, будь то смартфон или блокнот, станет отличным чек-листом.
Для домохозяйки это может быть рецепт приготовления обеда. Листок бумаги, на котором записан алгоритм действий — "залить воду в кастрюлю", "томить в духовке полчаса" и другие — наиболее знакомый и проверенный временем подход.
- Средства контроля параметров
Существует своя специфика у процессов, которые требуют не выполнения чётких действий для получения конкретного итога или для проверки состояния систем.Чаще это касается чек-листов, в которых последовательность выполнения пунктов может не быть критичной, как, например, со списком продуктов в магазине — вам не обязательно покупать их в строгом порядке. Основное назначение таких чек-листов — напомнить, что именно нужно сделать, или в каком состоянии должна находиться та или иная система.
- Инструмента мотивации
Чек-лист, в котором большая задача разделена на более мелкие, помогает решиться и мотивировать себя поэтапным прогрессом. Задача становится всё более лёгкой и менее пугающей по мере того, как строки с микро-задачами заполняются галочками.
Также чек-листы можно применять для выработки полезных привычек. Составьте себе ежедневный план по правильному питанию или физической активности. Так будет легче контролировать себя и достигать успехов.
Польза (преимущества) чек-листов
- Благодаря тому, что информация зафиксирована в письменном виде, вы всегда увидите, что и в какой последовательности нужно сделать. Выполненные задачи можно пометить галочкой, что делает результат работы видимым и осязаемым.
- Чек-лист сводит к минимуму возможность упущения важной информации. Так они напрямую снижают вероятность совершения ошибок типа "забыл".
- Чек-листы позволяют определить задачи и сконцентрироваться на их выполнении.
- Чек-листы не дают забыть ни об одном из пунктов перечня важных дел, что положительно сказывается на достижении конечной цели.
- Чек-листы позволяют найти мотивацию для выполнения задачи, особенно если наглядно видно, что она не такая уж и сложная, как казалось изначально.
- Наличие чек-листа позволяет сконцентрироваться на выполнении повторяющихся задач, уделяя им меньше времени и допуская меньшее количество ошибок. Таким образом повышается продуктивность, что позволяет делать больше дел в течение дня.
- Благодаря упорядоченному описанию шагов, чек-листы позволяют предотвратить ошибки в рабочем процессе и сэкономить время при выполнении всех задач.
- Чек-лист объединяет в себе огромный объём специфической информации о предмете оценки. Таким образом, они представляют собой накопленные данные об определённых областях знания, структурированные так, чтобы достигались поставленные цели.
- Чек-лист снижает эффект ореола, т.е. тенденцию повышенного влияния одного крайне ценного фактора на проводимую оценку. Полностью устранить данный эффект получается довольно редко, однако чек-листы, предоставляя возможность делить весь объём информации на составные части и проводить оценку частей, играют большую роль в снижении его влияния.
- Чек-лист снижает эффект Роршаха, т.е. тенденцию оценщика видеть то, что он хочет видеть. Это также достигается путём разделения имеющейся информации на составные части.
Недостатки (минусы) чек-листов
- Чек-листы могут быть неполными. Т.е. что-то упущено на момент создания этого чек-листа.
- Чек-листы могут стать одной из форм прокрастинации, когда люди тратят на планирование деталей больше времени, чем на выполнение простой задачи.. или же вообще не приступить к его выполнению.
- Чек-листы не мотивируют сотрудников привносить что-то новое в рабочий процесс или пытаться его оптимизировать: вместо этого большинство людей четко следуют готовому алгоритму и боятся от него отклониться.
Виды чек-листов
Существует несколько разновидностей чек-листов
- Подробный список/перечень (англ. laundry list). Используется для упрощения восприятия информации. Он состоит из пунктов, которые могут находиться в любой последовательности без особого ущерба точности содержащихся в нём данных.
Однако большую роль играет содержимое самих пунктов, от которого зависит правдивость получаемых оценок. Поэтому повышенное внимание к группировке данных по категориям при составлении подробного перечня позволяет избежать множества ошибок. Отсюда идёт сравнение с сортировкой белья разных цветов при стирке и альтернативный перевод с английского языка названия laundry list как списка белья, отданного в стирку.
- Высокопоследовательный чек-лист (англ. strongly sequential checklist). В данном чек-листе последовательность размещения пунктов оказывает непосредственное влияние на получаемый результат. Поэтому ключевым этапом работы над созданием данного чек-листа является именно корректное размещение имеющейся информации.
В качестве примера можно привести предполётный чек-лист, который используется для правильного выполнения действий, в результате чего ничего не будет забыто и самолёт может взлететь.
- Низкопоследовательный чек-лист (англ. weakly sequential checklist). Для данного чек-листа последовательность размещения данных не влияет на получаемый результат.
- Повторяющйся чек-лист (англ. iterative checklist). Главной особенностью данного типа чек-листов является множественность переходов. Т.е. в процессе составления повторяющегося чек-листа специально создаётся возможность рассматривать некоторые данные вне представленной очерёдности и возвращаться неограниченное число раз к вышестоящим категориям, постепенно опускаясь вниз по списку. В то же время часть информации расположена по порядку. Таким образом, повторяющийся чек-лист является одновременно и последовательной и непоследовательной.
- Диагностический чек-лист (англ. diagnostic checklist). Данный тип чек-листов основан на разнообразных блок-схемах и широко применяется систематиками и механиками. Результатом её использования является заключения описательного или оценочного вида. В качестве примера можно привести таблицу по устранению неисправностей, результатом которой всегда является оценочный вывод, отражающий найденные неисправности.
- Контрольный чек-лист оценки качества (англ. criteria of merit checklist). Такие чек-листы используются как частными пользователями — повседневные контрольные списки для ведения "домашнего списка дел", так и компаниями, как инструментом контроля внутреннего и внешнего состояния объектов проверки, контроля за соблюдением внутренних бизнес-процессов, контроля за соблюдением стандартов обслуживания.
В основу таких таблиц положена система очков: количество набранных баллов зависит от степени важности, а их сумма влияет на общую ценность. Их главной проблемой является то, что для получения правдивого результата необходимо в полной мере учитывать все компоненты оценки и избегать их дублирования, а достижение этой цели не всегда представляется возможным.
Не смотря на все разновидности, которые приведены выше, чек-листы также можно сгруппировать в два вида:
- Сделай-проверь (do-confirm)
Подходит для для привычных задач, которые нужно только проверить, что ничего не упущено.
Например, вы уже собрали чемодан и теперь проверяете всё ли туда положили.
- Прочитай-сделай (read-do)
Ориентирован для новых или слишком сложных задач. Нужно просто читать и пошагово выполнять достаточно простые действия.
Например, вы собираете чемодан, берёте и укладываете её в чемодан и ставите отметку что эта вещь уже взята.
Оформление (требования к составлению) чек-листов
- Определить тип чек-листа.
- Определить для чего вам нужен чек-лист.
- Не лишним будет указать заголовок, который служит для понимания для чего нужен этот чек-лист. Например, "Что взять на отдых" или "Что купить в магазине".
Он должен быть заметным, содержательным и простым для понимания. Иногда можно добавить и другую важную информацию, например, дату на которую создаётся этот чек-лист или ситуацию, при которой он должен использоваться. - Определить в каком виде будет чек-лист. Он может быть в электронном виде (на компьютере, смартфоне) или в бумажном.
Сам чек лист можно просто написать от руки на бумаге, а можно напечатать его в любом текстовом редакторе (например, в Word) или в табличном редакторе (например, в Excel) и, при необходимости, распечатать. Также есть специальные сайты/программы для создания чек-листов. - Чек-лист может выглядеть как список или иметь табличную форму.
- При создании чек-листов желательно использовать 3 элемента.
Первый - порядковый номер. Если порядок пунктов не важен, то порядковый номер можно не писать.
Второй - формулировка задачи
Третий - отметка о выполнении либо статусе проверки.
- Чек-лист должен иметь конкретную тему/задачу.
- Один пункт должен включать в себя одно простое действие. Так "проходить" по чек-листу проще.
- Каждый пункт формулируется просто и кратко, в 2-5 слов. Но их нельзя делать так, чтобы нужно было вспоминать, что имелось в виду в том или ином пункте. Тут может быть такая небольшая проверка, для которой следует задать себе вопрос "если по вашему чек-листу будет работать другой человек, сможет ли он понять, о чем идет речь?"
В крайнем случае к пунктам можно добавить краткие пояснения. - Используйте в формулировках различные физические действия: записать, скачать, потрогать, сказать и т.п. Т.е. составляйте пункты так, чтобы их выполнение можно было проверить со стороны. Это уменьшает постановки отметок о выполенении "на автомате".
- Пишите пункты чек-листов в утвердительной или повелительной форме.
Формат зависит от вида чек-листа. Например, для типа "сделай-проверь": заказать рекламу, забрал рекламу, раздал рекламу промоутерам. А для типа "прочитай-сделай": закажи рекламу, забери рекламу, раздай рекламу промоутерам.
- В один чек-лист оптимально включать от 5 до 20 пунктов. Если требуется больше, то лучше разбить процесс на этапы (на более мелкие подзадачи) и для каждого этапа разработайте отдельный чек-лист.
- Содержимое чек-листов можно разбивать на подгруппы, что позволит некоторые пункты выполнять более качественно. Например, для примера выше "раздай рекламу промоутерам" можно сделать подгруппы "раздать Сергею", "раздать Ольге" и т.п.
- Размещать чек-лист лучше всего на одном листе или на одном экране компьютера, планшета или смартфона без необходимости прокрутки.
- Пункты должны быть расположены в логичной последовательности (например, взял бутылку с из холодильника => открыл => выпил).
- Если во время работы нужно обращаться к интернет-ресурсам или папкам на компьютере, добавьте активные ссылки на них прямо в чек-лист.
- Можно устанавливать временные рамки для выполнения отдельных пунктов или их групп. Это надо на случай, если какой-либо пункт чек-листа надо выполнить до определённого времени или в течении определённого времени.
- Нет необходимости стараться указать абсолютно всё. Достаточно включать самое важное, что непосредственно влияет на достижение результата или его качество. Но при этом не должно быть упущено никакой важной информации.
- При оформлении желательно использовать не более двух цветов. Для выделения текста и расстановки акцентов лучше использовать заглавные и курсивные буквы, а не разные цвета, чтобы пёстрое оформление не отвлекало внимание.
Если всё-таки цветов используется больше, то они должны быть не яркими.
Если вы составили чек-лист для себя, вам следует его проверить. Если же чек-лист предназначен для других людей (например, ваших сотрудников), протестируйте его перед тем, как окончательно отдавать в работу. Пройдитесь вместе с исполнителями по всем пунктам и убедитесь, что все идет как надо.
И небольшой совет. Сохраняйте все когда-либо созданные чек-листы. Ведь они могут вам понадобиться ещё раз. Или их можно будет использовать как шаблоны для создания новых чек-листов.
Размещение чек-листов
Чек-листы, имеющие отношение к определённым поведенческим триггерам, лучше всего располагать там, где эти самые триггеры чаще всего срабатывают. Например, напоминание о том, что нужно сделать зарядку до завтрака, можно разместить возле чайника на кухне. Личные — в смартфоне, на рабочем столе компьютера, смартфона или в ежедневнике. Рабочие — на видном месте или рабочем столе компьютера сотрудника.
Доступ к коллективным чек-листам должен быть быстрым и удобным для скачивания и распечатывания. Рекомендуем использовать облачные хранилища.
Примеры чек-листов
Комментариев нет:
Отправить комментарий